1. Den besvärliga siffran
2. Siffror är magiska
3. Korta och långa siffror
4. Att mäta det som är viktigt
5. Människorna
6. System är farliga
7. "Kvantiteten" och "kvaliteten".

I varje system behövs det alltid någonstans en siffra som utgör en bestämning av något ute i verkligheten, och som där inte har något mått, som är "mjukt". I denna siffra — som förvisso i den imposanta modellgrafiken kan te sig som ett underordnat tekniskt problem — ligger hela den bångstyriga verkligheten. Systemen står och faller med kvaliteten på denna siffra, och eftersom den ofta ska multipliceras med de enkla givna kvantitativa variablerna är även den tredje decimalen viktig. Blir det fel får vi obalanser, suboptimeringar, effektivitetsförluster och andra otrevligheter.

Det kan faktiskt gå riktigt illa. Inget säger egentligen att det går att kvantifiera inom sjukvård, skola, barnomsorg, äldreservice på ett sådant sätt att modellerna kommer att fungera (väl nog). Det här är inget nytt problem: svårigheterna att mäta och styra inom dessa områden är sedan länge väl kända, det är inte en tillfällighet att det heter just "mjukservice".

Den här förargliga lilla siffran stötte jag första gången på i början av 70-talet, då kommunerna under ledning av kommunförbundet skulle frälsas genom verksamhetsplanering. Det skulle göras fem-åriga kvantitativa verksamhetsplaner för allting, och det producerades hekatomber av papper där olika verksamheter bröts ned i smådelar, som sedan åter multiplicerades och summerades, och slutresultatet av detta skulle sedan bestämma verksamhetsanslagen.

Inom den öppna åldringsvården skulle man — och jag förenklar nu något — komma fram via en tabell, där för de kommande åren antalet pensionärer i kommunen skulle multipliceras med en siffra på medelvårdkvantiteten (ursäkta uttrycket). Tabellen såg prydlig ut men hur skulle man komma fram till denna för slutresultatet helt avgörande siffra? Jag frågade faktiskt en gång, och kommunförbundets tjänsteman svarade att det fick man bestämma lokalt. Ett klassiskt kommunförbundssvar. Egentligen lärde de inte ut något annat än elementär aritmetik.

Med denna svårfunna siffra på något i verkligheten har man allt, utan den har man ingenting. Utom en vacker pappersmodell.

Det finns många faror, fällor och problem när det gäller att hantera kvantitativa data. Möjligen är de generellt sett svårare att umgås med än mjuka variabler, sådana som också använder ord.

Siffror är som bekant magiska. Det är praktiskt taget omöjligt att få förståelse för att de kan vara osäkra, approximativa, att de inte uttrycker en absolut sanning, men förstås ändå kan vara av värde. Ställer man upp en tabell med felmarginalerna tydligt angivna och omger slutresultatet med de mest tydliga reservationer, kommer ändå de flesta att läsa och använda de exakta talen som sanning. Ibland tycker man sig stå inför en respekt för siffror som påminner om babylonisk talmystik.

Ett viktigt förhållande när det gäller kvantitativa data är att de är säkrare och på alla sätt bättre ju större sammanhang man mäter och ju längre tidsperioder man använder. Det är en sak att under ett år räkna antalet operationer på en klinik och göra jämförelser bakåt i tiden eller med andra kliniker under samma period. Det är en helt annan sak att sätta pris på de enskilda operationerna och använda priset som direkt styrmedel i verksamheten.

Men intresset är idag inte så stort för de långa kvantitativa serierna på högre nivåer, som säger mycket om verkligheten, som ger ingångar till problemen och som har en hög grad av säkerhet. I stället är nu entusiasmen stor för kvantitetstänkandet i det korta sammanhanget och som grund för den omedelbara verksamhetsstyrningen.

Särskilt om man har långa serier och brett undersökningsområde spelar det också mindre roll om man mäter lite fel. Huvudsaken är att man mäter på samma sätt från gång till gång.

När det blir förändringar i siffrorna eller brott på linjen har något hänt och det är en meningsfull utgångspunkt. Sedan får man ge sig ut i verkligheten och ta reda på vad som verkligen hände.

Vi är förstås ute efter siffror som är viktiga och relevanta. Ytterst vill vi mäta konsumentens behovstillfredsställelse relativt våra kostnader, men det går nästan inte att undvika mått som emanerar från själva verksamhetens bedrivande.

Bibliotek mäter utlåningen av böcker, men det är inte ett alldeles självklart mått på behovsuppfyllelse. I skolan är förstås det enda riktigt meningsfulla måttet hur eleverna klarar sig i livet som vuxna, men hur mäter vi det?

Det brukar bli så att vi mäter det som går att mäta, och när det en gång har mätts och fått siffermässig gestalt får det överdriven betydelse. Det som inte mätts, syns inte, finns ibland inte. Men det kan ju vara det viktiga.

Det är förstås underbart när det går att använda siffror. Men i de kommunala mjukverksamhetema har vi att göra med sådant som ett barns behov av att krypa upp i famnen eller den sängliggande pensionärens ensamhet och ångest.

De kommunala mjukverksamheterna är utomomordentligt komplexa saker, de ska fylla många och sammansatta behov. Genom den starka betoningen av det kvantitativa riskerar vi att missa det väsentliga, själva saken så att säga

Det är mycket djärvt — för att uttrycka det milt — att köra fram reformer, som självklart utgår från att det går att mäta saker i verkligheten. Gick det att mäta skulle vi inte ha några problem och vi kunde ha vilka system som helst..

Övertro på system, pengar och kvantitativa data riskerar att leda till att andra styrande och sammanhållande faktorer tunnas ut eller försvinner helt. Om överheten bara tänker på siffror och pengar är det klart att det får verkningar på hur personalen beter sig.

Det är oklokt att avstå från alla andra möjligheter till styrning och påverkan. Det sovjetiska spionaget ansåg sig överlägset västmakternas på den grundläggande punkten att de rekryterade idelogiskt motiverade spioner, de köpte dem inte med pengar. Och de lyckades ju utmärkt, exempelvis i England. (Sedan vet vi ju hur det gick för hela samhällssystemet, men det är en annan historia.)

Styrningens framgång i verkligheten bestäms av hur människorna i organisationen reagerar. I de nya systemen ska de alltså börja bete sig på nya och modellenliga sätt. Dagisfröken på den självstyrande resultatbarnstugan ska lägga dialogpedagogiken på hyllan och börja agera som en verkställande direktör. På den autonoma och köpande vårdcentralen får överläkaren se till att hans personal inte förköper sig på material, dyra undersökningar och specialistinsatser. På pengskolan kanske rektorn tvingas ut för att ragga hyresgäster så att han får inkomster så att han kan betala för de lokaler som behövs i undervisningen men som han annars inte har pengar till. Tja!

Vi kan inte vara utan kvantitativa krav, det är å andra sidan lika självklart att de inte får vara allenarådande. Då tar servicen skada eller också struntar människorna i kraven och gör saker utifrån andra värderingar och krav — vi applåderar alla den läkare som åstadkommer ett minus i ekonomin men räddar människoliv.

Systemen måste vara balanserade, de måste vara trovärdiga, de bör av personalen upplevas som rättvisa och meningsfulla. Annars finns risken att man börjar manipulera. Och det system finns ännu inte som är säkrat mot manipulation. Vi har redan sett några vackra exempel från skolpengområdet.

Och anställda har starka lojaliteter åt andra håll än den kommunala överheten, de aktörer som skulle spela mot varandra kanske i stället börjar samarbeta. Då kan hiskeliga saker hända i enkla kvantitativa system.

Man kan tänka sig att systemen hittar en balanspunkt där de fungerar och där de till och med ger bättre verksamhet och lägre kostnader än förut. Aktörerna är nöjda med spelet och driver det inte till sin spets. Men vi skulle behöva ännu större förbättringar och den potentialen finns. Då kan systemen bli hinder för att så att säga köra i botten. Den gamla stora snällheten har bara avlösts av den nya mindre snällheten, men vi skulle behöva riktig elakhet.

Det kostar att införa och driva stora kvantitativa system. Kostnaden för ett kupongsystem i en pengreformerad äldrevård har beräknats till runt 5 procent av servicekostnaderna, vilket tycks mig väldigt mycket. I köp- och säljsystemen ökar administrations- och särskilt datakostnadema kraftigt. I värsta fall lägger man ned en oherrans massa pengar på att räkna, mäta, sälja och köpa, men där ändå det helt avgörande är att bestämma en mjuk variabel.

Och man kunde lika gärna ta till yxan direkt. Kostnadssidan bör begrundas omsorgsfullt av dem som vill införa kvantitativa styrsystem. Den ökar i vart fall kraven på systemens prestationer.

Sedan kan man förstås också tänka tanken att kommunen är en organisation, och fördelen med en organisation är att man ska slippa transaktionskostnader.

Börjar vi att låta enbart pengar och siffror styra verksamheterna kommer vi också att möta en mängd problem som tidigare har skötts enligt någon norm, enligt gällande professionell praxis, genom att följa den lokala sedvänjan, på något sätt, men som nu måste åsättas siffror. Det kan förstås i vissa fall vara nyttigt, men som generellt anlagd angreppsmetod kan det ge överväldigande effekter, eller åtminstone ledningen en överväldigande mängd problem.

Detta är i och för sig ett generellt problem vid förändringsarbete: man vill gå från en modell till en annan, men man får svårigheter därför att den första modellen visade så lite av hur verkligheten egentligen ser ut. Man bör vara medveten om svårigheterna, åtminstone bör man försöka förstå att svårigheterna inte ligger på modellnivån.

Det är förstås egentligen rörande. Jag lånar ur en tidskriftsartikel för att illustrera vad en "beställare" ("ett yrke i tiden", SSR-tidningen 17 1992) möter för slag av problem: "Nämnden avgör vad den vill ha och hur mycket det får kosta och sedan är det min uppgift att ta in offerter och bedöma dem ur pris- och kvalitetssynpunkt", säger en beställare och med mina kursiveringat.

Samma intervjuperson (som alltså i en kommun med över 50.000 invånare ska "köpa" äldreomsorg) uttrycker också sin ambition att medelst enkäter till vårdtagarna få fram en "Guide Michelin" som underlag för kvalitetsdiskussionerna i nämnden.

Man erfar ungefär samma känslor som när man läser antropologernas beskrivningar av bytesceremonier på Nya Guinea. Alternativt börjar man fundera på vad man själv sysslat med i över 20 år. Hur som helst är det en helt ny och främmande kommunal värld som uppenbaras.

Men det är inte verkligheten, för verkligheten ligger i de siffror som ska stoppas in i modellernas rutor: