HUR DET KAN GÅ TILL ATT TILLFREDSSTÄLLA ETT INFORMATIONSBEHOV

Essä skriven av David Jönsson och Jimmy Nilsson

Denna essä är en belysning, inte ett svar, på frågan om hur en referensprocess kan fortskrida. Vi utgår från en egen referensprocess där informationsbehovet hos en klient ska tillfredsställas. Det hela utspelar sig i scenarioform där förloppet beskrivs dels från en praktisk aspekt och dels från en teoretisk aspekt. I initalskedet befinner vi oss hos klienten K. som har ett informationsbehov. K. anser sig inte besitta adekvata kunskaper för att söka information via Internet. Han anser sig behöva kunskaperna då han är ekonomisk journalist.

Det intrapersonella sökandet efter information

K. vill söka information bättre och med hjälp av Internet. Han anser sig redan behärska de traditionella söksystemen såsom bibliotek, arkiv, museer och liknande institutioner. Internet och dess applikationer är dock ett för honom ganska okänt fenomen. Med hjälp av Internet tror han sig kunna få fram information snabbt, något som är viktigt för hans arbete. Han tror även att Internet innehåller mycket av den information som är relevant för hans arbete.

Identifieringen av ett kunskapsbehov är första steget i referensprocessen. Vissa bakomliggande faktorer är viktiga om K. ska inse sitt behov. Hans arbetssituation, tidigare erfarenheter, utbildningsnivå, intressen, bakgrund o.s.v. är samtliga faktorer som spelar in vid identifieringen.

K. har nu identifierat ett behov och vill nu ta tag i det hela, han är redo att agera. Han har i detta initalskede konstruerat en frågeställning:

* Hur kan jag lära mig att bäst söka information via Internet?

Dessutom känner han sig motiverad att söka efter ett svar på frågan då detta skulle vara av betydelse för hans framtida arbete. Han är dessutom övertygad om att ett svar skall gå att finna.

K. har nått det stadium där han känner sig tillräckligt motiverad för att börja söka svar på den fråga han konstruerat. Han anser att ett svar på frågan har ett potentiellt värde för honom samt antar även att frågan går att besvara.

Efter övervägande beslutar sig K. för att han bäst kan tillgodose sitt behov genom att söka hjälp hos någon som är mer insatt i ämnet. K har genom tidigare erfarenheter lärt sig att det inom ämnet informationssökning oftast finns professionell hjälp att tillgå. Följaktligen undersöker K. vilka alternativ som finns att tillgå. Han kan söka själv till en låg finansiell kostnad. Ett sådant förfarande är emellertid tidskrävande och detta är det tyngst vägande skälet till att K. väljer att anlita en informationsförmedlare (F.).

Efter en analys av sin situation där hänsyn tas till förkunskap, tid etc. beslutar sig K. för att ta kontakt med en informationsförmedlare (F.). Detta har sin bakgrund i att K. känner till att F. existerar samt att K. är beredd att betala för tjänsten hellre än att slösa bort mer av sin tid än nödvändigt.

Det interpersonella sökandet efter information

Nu tar K. kontakt med F. och förhör sig mer ingående om vilka tjänster F. kan erbjuda. Det specifika valet av en F. baserar sig på det goda rykte F. har i K:s omgivning. F. har rykte om sig att göra ett bra arbete utan att ta för mycket betalt. Dessutom har K. hört att F. ofta gör arbetet snabbt och effektivt inom de givna tidsramar man kommit överens om.

K. tar nu kontakt med en för honom tidigare känd F. som motsvarar de krav K. ställer på effektivitet och kvalitet. De frågor K. ställer sig i situationen är:

* Kan F. förmedla den information som behövs?

* Är F. en effektiv och pålitlig informationsförmedlare?

* Vilket pris tar F. för sina tjänster?

* Vill K. betala priset?

* Kan F. leverera ett svar inom givna tidsramar?

Frågeformuleringen som föreligger är inte så klar och tillspetsad som F. kunde önska. T.ex. är det oklart vad som menas med "bäst söka information" eller vad "information" innebär. Andra problem ligger i definitionen av "lära" liksom vad som menas med "Internet". F. och K. inleder en dialog i vilken man försöker komma överens om definitioner och vad värdeord som "bäst" innebär. F. försöker fokusera och konkretisera K:s frågeställning.

I sin roll som förmedlare måste F. nu få en mindre abstrakt frågeformulering än den som han erhållit av K. tidigare. I princip rör det sig om att utifrån K:s behov formulera en välstrukturerad fråga. Denna fråga måste emellertid utgå från verkligheten och inte vara omöjlig eller för svår att kunna besvara varpå F. och K. måste tillgodose varandras informationsbehov. K. måste definiera vad han vill ha samtidigt som F. måste redogöra för vilken typ av information som är nåbar. Om K. inte kan specificera sin frågeställning mer preciserat måste man "börja om" eftersom det kan hända att det är själva frågeställningen det är fel på. I en dylik situation är det viktigt att F. och K. ingående diskuterar varför man behöver informationen och vilka avgränsningar som bör göras.

Referensintervjun går vidare in mer på detaljnivå då vissa aspekter inte gick att tillfredsställande definiera. Värdeordet "bäst" är ett exempel på ett ord som behöver konkretiseras, likaså vad som menas med "information" och "lära". Intervjuns frågor är av öppen, strukturerad eller semistrukturerad karaktär vilket ger F. en god insikt i vad K. är ute efter. Nu analyserar F. och K. även hur mycket information som behövs, på vilken svårighetsnivå och abstraktionsnivå, samt inom vilken tidsram arbetet ska utföras. Man bestämmer sig för att definiera "bäst" som "hur kan K. på ett tidseffektivt sätt lära sig att hitta information på Internet". Detta, är F. och K. överens om, innebär inte endast kunskap om sökverktygen utan även om frågeformulering och hur Internet är uppbyggt som helhet. Information definieras som ämnesspecifik information som rör K:s arbete som ekonomisk journalist. Lära definieras som att nå en kunskapsnivå där man oberoende av utomståendes hjälp kan söka information på ett tidseffektivt sätt. En målsättning härvid är att nå en kunskapsnivå som medför metainlärning. Detta är emellertid inget krav. Vad gäller abstraktionsnivå är F. och K. överens om att den vad gäller sökmotorerna och frågeformulering bör vara låg. Vad gäller en helhetlig översikt av Internet bör abstraktionsnivån vara hög. Svårighetsnivån bör, då K. är novis på området, vara låg överlag. Den mer preciserade frågeställning som F. och K. arbetat fram blir enligt följande:

* Hur kan K. nå den kunskapsnivå där han oberoende av utomståendes hjälp tidseffektivt kan söka ekonomisk information via Internet.

Referensintervjun är den process där F. skaffar sig en uppfattning om hur mycket information som behövs och lämplig abstraktionsnivå. Dessutom är det nödvändigt att F. under intervjuns gång analyserar vilken typ av material som behövs så att informationen kan anskaffas inom kostnads- och tidsramen. Genom att fråga K. kan F. få fram underliggande informationsbehov som blir till hjälp vid formulerandet av den slutliga frågan. Förarbetet och arbetet med själva formuleringen blir också en värdefull tillgång senare då komplexa frågeställningar ofta innehåller många delfrågor. Man kan i det här läget tala om att information av tre typer behandlas:

* Kognitiv information vilket inkluderar idéer, fakta, meningsskapande m.m.

* Affektiv information som inkluderar attityder, känslor m.m.

* Organisatorisk information vilket innebär att interaktionen mellan F. och K. följer vissa regler.

Nu gör F. en slutgiltig bedömning huruvida han bör åta sig uppdraget eller inte. Efter att ha konstaterat att frågan är acceptabel och innanför hans kompetensområde beslutar han sig för att åta sig uppdraget. Vid denna bedömning lägger F. upp en översiktlig plan för hur informationssökningen skall gå till. Efter att ha bedömt att han är kapabel att få fram informationen på ett tillfredsställande sätt utan några etiska eller tekniska hinder åtar han sig uppdraget. I det här skedet lägger F. även upp en strategi för sökandet av informationen. Denna strategi är endast en ramstrategi som tar upp de stora dragen i sökningen. Strategin går inte in på detaljnivå vilket ger utrymme för en stor flexibilitet. Han gör även en bedömning huruvida han kan få fram ett korrekt svar eller inte och kommer fram till att svaret dels finns att tillgå och dels kan göras tillgängligt för K.

Eftersom K. besitter begränsade förkunskaper i databaserad informationssökning beslutar F. och K. att informationssökningen skall ske gemensamt. Efter att F. redovisat de grundläggande funktionerna hos Netscape och förklarat att Macintosh är det självklara valet för K. påbörjas informationssökningen efter direkt relevant information.

Att K. och F. gemensamt går igenom sökprocessen underlättar K:s förståelse och indirekt F:s informationsinsamling då direkt feedback från K. möjliggörs. Efter att ha redovisat de effektivaste verktygen för informationsbehandling påbörjas informationsinsamlingsproceduren.

Informationssökningens inledningsskede fokuseras på användningen av de olika sökverktygen. Till att börja med ligger fokus på Internets design med koncentration på struktur och funktioner. Därefter går man in på sökverktygen och deras funktioner. Här ställs frågeformulering i fokus. Slutligen söker man specifik ekonomisk information.

Informationsförmedlarens kompetens är det grundläggande i informationsinsamlingsproceduren. De viktigaste variablerna i denna procedur är förmedlarens:

* Insatthet i frågan.

* Språkliga kapacitet.

* Utbildning, träning och erfarenheter.

Även sådana faktorer som ämnesområdets komplexitetsgrad, svarets möjliga stabilitet och K:s kompetens inverkar på informations-insamlingsproceduren. Det är viktigt att klient och informationsförmedlare hela tiden ger varandra konstant feedback, så att man vet hur processen uppfattas av "medarbetaren".

Svaret på frågan

Svaret på frågan är inte slutet på processen utan endast en produkt av informationssökningen. Resterande analys står dock K. för som själv måste analysera resultatet och om hans fråga besvarats korrekt och fullt ut. Om K. kommer fram till att så icke är fallet kan han naturligtvis ta kontakt med F. igen och processen kan eventuellt återupptas.

Vi presenterar resultatet i URL-form:

Internet, allmänt:

http://www.tdb.uu.se/intro/internethistorik.html

Internets historik från början.

http://www.student.nada.kth.se/~d92-pla/CONTENT.html

Om Internets bakgrund och historia. Vad man kan göra på Internet och hur söker man information.

http://www.kib.ki.se/kurs/client.html

Internet-terminologi och metoder finna informationsresurser på nätet.

http://www.itsystem.enator.se/ordlista/ORDLISTA.HTM

Sökverktyg:

http://www.relgab.se/search2.htm

Samlingsadress för sökverktygen Webcrawler, Alta Vista, Yahoo och Lycos.

http://server.medieteknik.gu.se/EHLINK.htm#txt

En stor mängd sökverktyg på Internet samt översiktlig information om dessa.

http://www.passagen.se/funktioner/index.html

Översikt och kortare beskrivning av sökverktyg.

Frågeformulering:

http://www.lycos.se/swe_search.html

Att bestämma relationerna mellan olika söktermer (Boolesk sökning).

http://www.ub.gu.se/ITL/bildhnv/Soklog.htm

Om sökteknik.

Specifik ekonomisk information:

http://www.nwlink.com/~solarust/mktrch01.html

Behandlar marknadsundersökningar på Internet.

http://www.imedia.se/finder/foretag.htm

Svensk företagsinformation.

http://www.bok.bonnier.se/butb/replik/ekonomi/foretag.html

Svenska och utländska företag, bolagsfakta m.m.

http://www.comwell.se/netguide/ekonomi.html

Ekonomisk information med många länkar.